Fortrolighed og Anonymitet
Alle oplysninger modtaget via denne whistleblowerordning behandles fortroligt. Whistleblowerordningen er implementeret på en sådan måde, så fortroligheden om indberetter og de indberettede i videst muligt omfang er sikret. Det indebærer bl.a., at modtagelse og registrering af indberetninger opbevares på måde, så uvedkommende medarbejdere ikke kan få adgang til indberetningerne.
Hvis du vælger at foretage en ikke-anonym indberetning, behandles indberetningen fortroligt i videst muligt omfang. Hvis den ikke-anonyme indberetning medfører, at der indledes en retssag mod den eller de personer, indberetningen angår, kan du dog blive indkaldt som vidne i retssagen. Vi kan i disse tilfælde ikke garantere, at din identitet forbliver anonym eller fortrolig.
Der kan dog være tilfælde, hvor identiteten af enkeltpersoner muligvis ikke kan forblive anonyme under undersøgelsen eller dele af undersøgelsen, dette kan være:
- En politirapport indleveres eller åbnes
- Undersøgelses fører til, at der anlægges en sag for retten
- Personen, der foretager indberetningen, bliver tilbudt specielle behandlinger under forløbet, som eksempelvis orlov.
Sikker postboks
Når man foretager en indberetning, har man samtidig muligheden for at oprette en ”sikker postkasse”. Denne postkasse kan man anvende til at fremsende yderligere dokumentation vedrørende sin indberetning.
Undersøgeren af en indberetning har også mulighed for at stille spørgsmål til indberetningen eller efterspørge dokumentation fra indberetteren. Enhver dialog foretaget gennem den sikre postkasse er anonym, og brugen heraf beror alene på indberetterens villighed til at logge ind og besvare disse spørgsmål.
Når du har oprettet en sikker postkasse, er det meget vigtig, at du husker at gemme linket, der bliver genereret til dig, da det ikke er muligt at fremskaffe det efterfølgende.
Hvordan behandles indberetningen – intern behandling
Indberetningen modtages af vores interne whistleblowerenhed som består af:
- Jeppe Schjermer, Økonomichef
- Michelle Rabæk Ørskov, Administration & HR
- Mona Holt Nielsen, Kvalitets- og Arbejdsmiljøkoordinator
Whistleblowerenheden vurderer herefter indberetningen for at sikre, om der er grundlag for at behandle forholdet nærmere, eller om indberetningen skal afvises eller henlægges
Er indberetningen ikke omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde, men ikke ubegrundet i sit indhold, kan Whistleblowerenheden vejlede om den videre håndtering af henvendelsen. Hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres, vil bero på en konkret vurdering af bl.a. henvendelsens indhold og karakter.
Hvis indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen, kan indberetningen behandles under whistleblowerordningen, og de interne undersøgere skal herefter foretage en undersøgelse af indberetningen og sagen i øvrigt.
Indberetteren modtager feedback inden for 3 måneder efter bekræftelsen af modtagelsen, medmindre dette viser sig umuligt grundet anonymitet fra indberetterens side.
På baggrund af sagens konkrete omstændigheder kan der være behov for at forlænge tidsfristen til 6 måneder. I dette tilfælde orienterer Whistleblowerenheden indberetteren herom inden for 3-måneders fristen.
Hvis undersøgelsen er tilstrækkeligt underbygget og viser kritisable forhold, træffes passende tiltag. Dette kan eksempelvis være ansættelsesretlige reaktioner, herunder disciplinære sanktioner såsom advarsel eller afskedigelse, anmeldelse til politiet og evt. retssager mod den person, der er under mistanke for at have begået en lovovertrædelse eller lignende.
Beskyttelse af indberetteren
Når en medarbejder indberetter gennem whistleblowerordningen i god tro tildeles man en særlig beskyttelse.
Som indberetter kan man ikke ifalde ansvar for:
- Afsløring af fortrolige oplysninger, såfremt man er i god tro om nødvendigheden af oplysninger for at afdække lovovertrædelser eller alvorlige forhold
- Fremskaffelse af oplysninger, medmindre dette i sig selv udgør en strafbar handling, så som hacking, uberettiget aflytninger
- Brud på eventuelle tavshedspligter, kontraktbestemmelser
Ydermere er man som indberetter i god tro beskyttet imod repressalier, herunder trussel eller forsøg herpå.
Eksempler på repressalier kan være:
- Afskedigelser, suspension, midlertidigt afbrydelse af samarbejde mv.
- Ændringer i din stilling, opgaver, arbejdstid eller lønforhold
- Degradering eller nægtet forfremmelse
- Negativ tilbagemelding på performance
- Enhver form for chikane både verbal eller non-verbal
- Udelukkelse fra medarbejderaktiviteter
- Andre skadelige handlinger imod medarbejderen selv eller personer tæt på medarbejderen
- Tilbagekaldelse af licens eller tilladelser
Vi tager alle påstande om repressalier meget alvorligt og de vil derfor blive undersøgt.
IT-sikkerhed
Indberetningssystemet er hostet hos GapSolutions A/S, som er ISO 27001 og ISAE 3000 certificeret, og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet
GapSolutions A/S har truffet de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at uvedkommende ikke får kendskab eller kan misbruge personoplysningerne. Håndteringen af personoplysninger er underlagt strenge kontroller og procedurer.
Al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Platformen logger ikke IP-adresser og maskin-ID og benytter kun tekniske cookies.
Hvis en indberetning er foretaget fra en computer, der er på organisationens netværk, er der en risiko for, at de besøgte hjemmesider bliver logget i browserens historik og/eller virksomhedens log. Denne risiko kan elimineres ved at foretage indberetningen fra en computer, der ikke er på organisationens netværk.
Hvis man uploader dokumenter, skal man være opmærksom på, at disse kan indeholde metadata eller oplysninger, der kan kompromittere indberetterens identitet. Derfor bør man sikre sig, at eventuelle kompromitterende metadata eller oplysninger er fjernet fra et dokument, før man uploader det.
Logning
Registrering af indberetninger sker anonymt i systemet. Det eneste, som registreres, er selve indberetningen. Der føres ikke log over den anvendte IP-adresse eller maskin-ID på den computer, som indberetningen bliver fortaget fra.
Behandling af personoplysninger
Behandling af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordningen er beskrevet i vores privatlivspolitik for whistleblowerordning.
Spørgsmål
Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til Jeppe Schjermer på jsc@elementer.dk, Michelle Rabæk Ørskov på mir@elementer.dk eller Mona Holt Nielsen på mhn@elementer.dk
